Việc tối ưu hóa quy trình nhập liệu đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay. Công nghệ OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) nổi lên như một giải pháp hữu hiệu, không chỉ giúp giảm thiểu đáng kể chi phí mà còn tăng độ chính xác và cải thiện năng suất vận hành. Vậy công nghệ này đã mang lại những tác động thế nào đến hiệu quả tài chính và quản lý của doanh nghiệp? Hãy cùng làm rõ vấn đề này với chúng tôi trong bài viết dưới đây.
Thực trạng và vấn đề của nhập liệu thủ công
1. Nhập liệu thủ công gây gia tăng chi phí nhân sự
Theo một nghiên cứu của Gartner vào năm 2022, chi phí lao động chiếm tới 62% tổng chi phí hoạt động của một doanh nghiệp trung bình, trong đó nhập liệu thủ công là một trong những tác nhân chính gây gia tăng chi phí.
2. Nhập liệu thủ công có tỷ lệ sai sót cao
Theo DocuClipper, tỷ lệ sai sót khi nhập liệu thủ công trung bình từ 1% – 4%, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng thông tin và quyết định quản lý. Theo Viện Kho dữ liệu (Data Warehousing Institute – TDWI), dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác khiến các công ty ở Hoa Kỳ thiệt hại hơn 600 tỷ đô la mỗi năm. Có thể thấy được nhu cầu quản lý dữ liệu hiệu quả, chính xác là rất quan trọng và là một trong những yếu tố sống còn trong hoạt động kinh doanh.
3. Nhập liệu thủ công có năng suất thấp
Việc nhập liệu thủ công chiếm nhiều thời gian cũng như nỗ lực đối với các nhân viên, đặc biệt trong các mùa cao điểm. Đặc biệt nếu đây là một nhiệm vụ thường xuyên, nó sẽ dẫn đến sự nhàm chán hoặc không hài lòng với công việc của nhân viên. Theo McKinsey, hơn 40% người lao động được khảo sát dành ít nhất một phần tư thời gian trong tuần làm việc của họ cho việc nhập liệu thủ công cũng như các công việc lặp đi lặp lại khác.
Công nghệ OCR giúp tăng năng suất và hiệu quả quản lý như thế nào?
1. Công nghệ OCR giúp giảm thời gian xử lý và nhập liệu
Được ứng dụng xuyên suốt quy trình xử lý và nhập liệu, công nghệ OCR có thể tự động hóa toàn bộ quy trình, từ việc quét tài liệu, tiền xử lý, nhận dạng văn bản, đến hậu xử lý và lưu trữ dữ liệu. Theo IBM Automation (2022), có thể giảm thời gian xử lý tài liệu từ vài giờ xuống chỉ còn vài phút, qua đó tăng hiệu suất làm việc lên tới 90%. Nhân viên nhập liệu chỉ cần xác minh dữ liệu được OCR nhận dạng có chính xác hay không và thực hiện điều chỉnh hoặc xác nhận nếu cần. Phương pháp này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý khối lượng lớn tài liệu có cấu trúc, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai hoặc các mẫu báo cáo.
2. Công nghệ OCR gia tăng độ chính xác dữ liệu
Một trong những thách thức lớn nhất của quá trình nhập dữ liệu là sự không chính xác. Các công cụ nhập dữ liệu tự động như OCR giúp giảm thiểu lỗi và sự không chính xác, tang hiệu quả cho việc nhập dữ liệu. Theo thống kê từ DocuClipper, OCR giúp giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 1%, đạt độ chính xác với tỷ lệ thường từ 99,959% đến 99,99%. Độ chính xác này đặc biệt quan trọng khi xử lý các tài liệu tài chính như sao kê ngân hàng, góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu, hỗ trợ đưa ra các quyết định quản lý chính xác và nhanh chóng.
>> Xem thêm: OCR: Công Nghệ Tối Ưu Hóa Nhập Liệu Thông Minh
Lợi ích tài chính cụ thể từ ứng dụng OCR
- Tiết kiệm chi phí nhân công: Bằng việc tự động hóa quy trình nhập liệu bằng OCR, doanh nghiệp có thể cắt giảm các công việc cũng như nhân sự không cần thiết cho các vị trí nhập liệu thủ công. Người lao động có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn như nghiên cứu và phát triển hoặc sáng tạo.
- Giảm chi phí do sai sót dữ liệu: Nghiên cứu của Gartner chỉ ra rằng chất lượng dữ liệu kém gây ra chi phí tổn thất trung bình hàng năm là 12,9 triệu đô la cho các công ty trong nhiều ngành khác nhau. Ứng dụng công nghệ OCR vào quy trình nhập liệu sẽ giúp giảm đáng kể những tổn thất này nhờ vào độ chính xác cao.
Một số ví dụ thực tế chứng minh hiệu quả của OCR:
- JPMorgan Chase đã triển khai OCR và trí tuệ nhân tạo để xử lý khoảng 12.000 hợp đồng tín dụng mỗi năm, giảm thời gian xử lý từ 360.000 giờ xuống chỉ vài giây (Bloomberg, 2017).
- Công ty vận tải FedEx ứng dụng OCR để số hóa và quản lý dữ liệu vận chuyển, giúp tiết kiệm khoảng 200 triệu USD chi phí vận hành mỗi năm nhờ tối ưu hóa quy trình xử lý giấy tờ (Báo cáo thường niên FedEx, 2021).
Những lưu ý khi triển khai công nghệ OCR để tối ưu hóa hiệu quả tài chính và quản lý
Việc triển khai OCR hiệu quả yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá cẩn thận các nhu cầu nhập liệu cụ thể, từ đó lựa chọn giải pháp OCR phù hợp nhất với yêu cầu nghiệp vụ của mình. Bên cạnh đó, việc tích hợp OCR một cách chặt chẽ với các hệ thống quản lý dữ liệu hiện tại như ERP, CRM hay các phần mềm kế toán sẽ giúp tối đa hóa lợi ích và hiệu suất của hệ thống. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên, giúp họ nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa những lợi ích mà công nghệ mới mang lại, từ đó góp phần vào sự thành công lâu dài của chiến lược số hóa doanh nghiệp.
Giải pháp OCR tối ưu từ MP.BPO
Rõ ràng, việc ứng dụng OCR mang lại lợi ích lớn về cả tài chính và quản lý, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dữ liệu.
Tại MP.BPO, chúng tôi cung cấp giải pháp nhập liệu thông minh với công nghệ OCR tiên tiến, giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí hiệu quả. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp OCR hàng đầu, cải thiện rõ rệt hiệu quả kinh doanh của Quý doanh nghiệp!
——————————————————–
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH BPO.MP tự hào là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số và dịch vụ BPO (thuê ngoài quy trình kinh doanh) tại Việt Nam, với các lĩnh vực sau: Chỉnh lý tài liệu, Số hóa tài liệu, Nhập liệu và xử lý dữ liệu, Đào tạo AI-Trí tuệ nhân tạo, Gán nhãn dữ liệu,……..
Địa chỉ: 252 đường 30 tháng 4, P. Hòa Cường Bắc, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng
SĐT: 0931 939 453
Website: https://www.mpbpo.com.vn/
Website: https://nentangsohoa.vn/
Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bpo-mp-co-ltd/
Youtube: https://www.youtube.com/@bpompco.limited2865/
Email: info@mpbpo.com.vn
FB: MPBPO Tuyển Dụng/ MPBPO
