Tăng hiệu quả nhập liệu với công nghệ OCR tiên tiến
Việc tối ưu hóa quy trình nhập liệu đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp trong thời đại số hóa ngày nay. Công nghệ OCR (Optical Character Recognition - Nhận dạng ký tự quang học) nổi lên như một giải pháp hữu hiệu, không chỉ giúp giảm thiểu đáng kể chi phí mà còn tăng độ chính xác và cải thiện năng suất vận hành. Vậy công nghệ này đã mang lại những tác động thế nào đến hiệu quả tài chính và quản lý của doanh nghiệp? Hãy cùng làm rõ vấn đề này với chúng tôi trong bài viết dưới đây. Thực trạng và vấn đề của nhập liệu thủ công 1. Nhập liệu thủ công gây gia tăng chi phí nhân sự Theo một nghiên cứu của Gartner vào năm 2022, chi phí lao động chiếm tới 62% tổng chi phí hoạt động của một doanh nghiệp trung bình, trong đó nhập liệu thủ công là một trong những tác nhân chính gây gia tăng chi phí. 2. Nhập liệu thủ công có tỷ lệ sai sót cao Theo DocuClipper, tỷ lệ sai sót khi nhập liệu thủ công trung bình từ 1% - 4%, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng thông tin và quyết định quản lý. Theo Viện Kho dữ liệu (Data Warehousing Institute – TDWI), dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác khiến các công ty ở Hoa Kỳ thiệt hại hơn 600 tỷ đô la mỗi năm. Có thể thấy được nhu cầu quản lý dữ liệu hiệu quả, chính xác là rất quan trọng và là một trong những yếu tố sống còn trong hoạt động kinh doanh. [caption id="attachment_11895" align="aligncenter" width="750"] Tỷ lệ sai sót khi nhập liệu thủ công trung bình từ 1% - 4% (Theo DocuClipper).[/caption] 3. Nhập liệu thủ công có năng suất thấp Việc nhập liệu thủ công chiếm nhiều thời gian cũng như nỗ lực đối với các nhân viên, đặc biệt trong các mùa cao điểm. Đặc biệt nếu đây là một nhiệm vụ thường xuyên, nó sẽ dẫn đến sự nhàm chán hoặc không hài lòng với công việc của nhân viên. Theo McKinsey, hơn 40% người lao động được khảo sát dành ít nhất một phần tư thời gian trong tuần làm việc của họ cho việc nhập liệu thủ công cũng như các công việc lặp đi lặp lại khác. Công nghệ OCR giúp tăng năng suất và hiệu quả quản lý như thế nào? 1. Công nghệ OCR giúp giảm thời gian xử lý và nhập liệu Được ứng dụng xuyên suốt quy trình xử lý và nhập liệu, công nghệ OCR có thể tự động hóa toàn bộ quy trình, từ việc quét tài liệu, tiền xử lý, nhận dạng văn bản, đến hậu xử lý và lưu trữ dữ liệu. Theo IBM Automation (2022), có thể giảm thời gian xử lý tài liệu từ vài giờ xuống chỉ còn vài phút, qua đó tăng hiệu suất làm việc lên tới 90%. Nhân viên nhập liệu chỉ cần xác minh dữ liệu được OCR nhận dạng có chính xác hay không và thực hiện điều chỉnh hoặc xác nhận nếu cần. Phương pháp này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý khối lượng lớn tài liệu có cấu trúc, chẳng hạn như hóa đơn, biên lai hoặc các mẫu báo cáo. 2. Công nghệ OCR gia tăng độ chính xác dữ liệu Một trong những thách thức lớn nhất của quá trình nhập dữ liệu là sự không chính xác. Các công cụ nhập dữ liệu tự động như OCR giúp giảm thiểu lỗi và sự không chính xác, tang hiệu quả cho việc nhập dữ liệu. Theo thống kê từ DocuClipper, OCR giúp giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 1%, đạt độ chính xác với tỷ lệ thường từ 99,959% đến 99,99%. Độ chính xác này đặc biệt quan trọng khi xử lý các tài liệu tài chính như sao kê ngân hàng, góp phần nâng cao chất lượng dữ liệu, hỗ trợ đưa ra các quyết định quản lý chính xác và nhanh chóng. >> Xem thêm: OCR: Công Nghệ Tối Ưu Hóa Nhập Liệu Thông Minh [caption id="attachment_11896" align="aligncenter" width="750"] So sánh tỷ lệ lỗi nhập liệu giữa quy trình tự động và thủ công (Nguồn: DocuClipper).[/caption] Lợi ích tài chính cụ thể từ ứng dụng OCR Tiết kiệm chi phí nhân công: Bằng việc tự động hóa quy trình nhập liệu bằng OCR, doanh nghiệp có thể cắt giảm các công việc cũng như nhân sự không cần thiết cho các vị trí nhập liệu thủ công. Người lao động có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn như nghiên cứu và phát triển hoặc sáng tạo. Giảm chi phí do sai sót dữ liệu: Nghiên cứu của Gartner chỉ ra rằng chất lượng dữ liệu kém gây ra chi phí tổn thất trung bình hàng năm là 12,9 triệu đô la cho các công ty trong nhiều ngành khác nhau. Ứng dụng công nghệ OCR vào quy trình nhập liệu sẽ giúp giảm đáng kể những tổn thất này nhờ vào độ chính xác cao. Một số ví dụ thực tế chứng minh hiệu quả của OCR: JPMorgan Chase đã triển khai OCR và trí tuệ nhân tạo để xử lý khoảng 12.000 hợp đồng tín dụng mỗi năm, giảm thời gian xử lý từ 360.000 giờ xuống chỉ vài giây (Bloomberg, 2017). Công ty vận tải FedEx ứng dụng OCR để số hóa và quản lý dữ liệu vận chuyển, giúp tiết kiệm khoảng 200 triệu USD chi phí vận hành mỗi năm nhờ tối ưu hóa quy trình xử lý giấy tờ (Báo cáo thường niên FedEx, 2021). [caption id="attachment_11898" align="aligncenter" width="750"] JPMorgan Chase đã triển khai OCR và trí tuệ nhân tạo để xử lý khoảng 12.000 hợp đồng tín dụng mỗi năm, giảm thời gian xử lý từ 360.000 giờ xuống chỉ vài giây (Theo Bloomberg).[/caption] Những lưu ý khi triển khai công nghệ OCR để tối ưu hóa hiệu quả tài chính và quản lý Việc triển khai OCR hiệu quả yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá cẩn thận các nhu cầu nhập liệu cụ thể, từ đó lựa chọn giải pháp OCR phù hợp nhất với yêu cầu nghiệp vụ của mình. Bên cạnh đó, việc tích hợp OCR một cách chặt chẽ với các hệ thống quản lý dữ liệu hiện tại như ERP, CRM hay các phần mềm kế toán sẽ giúp tối đa hóa lợi ích và hiệu suất của hệ thống. Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên, giúp họ nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa những lợi ích mà công nghệ mới mang lại, từ đó góp phần vào sự thành công lâu dài của chiến lược số hóa doanh nghiệp. Giải pháp OCR tối ưu từ MP.BPO Rõ ràng, việc ứng dụng OCR mang lại lợi ích lớn về cả tài chính và quản lý, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí và cải thiện chất lượng dữ liệu. Tại MP.BPO, chúng tôi cung cấp giải pháp nhập liệu thông minh với công nghệ OCR tiên tiến, giúp khách hàng tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí hiệu quả. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp OCR hàng đầu, cải thiện rõ rệt hiệu quả kinh doanh của Quý doanh nghiệp! ——————————————————– THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH BPO.MP tự hào là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số và dịch vụ BPO (thuê ngoài quy trình kinh doanh) tại Việt Nam, với các lĩnh vực sau: Chỉnh lý tài liệu, Số hóa tài liệu, Nhập liệu và xử lý dữ liệu, Đào tạo AI-Trí tuệ nhân tạo, Gán nhãn dữ liệu,…….. Địa chỉ: 252 đường 30 tháng 4, P. Hòa Cường Bắc, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng SĐT: 0931 939 453 Website: https://www.mpbpo.com.vn/ Website: https://nentangsohoa.vn/ Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bpo-mp-co-ltd/ Youtube: https://www.youtube.com/@bpompco.limited2865/ Email: info@mpbpo.com.vn FB: MPBPO Tuyển Dụng/ MPBPO
12/04/25
Xem chi tiết
MPBPO THAM GIA HỘI THẢO VỚI DGFEZ: CƠ HỘI KẾT NỐI VÀ HỢP TÁC TRONG LĨNH VỰC ICT
Ngày 13 tháng 3 năm 2025 vừa qua, Công ty TNHH BPO.MP đã tham gia buổi hội thảo quan trọng với Daegu Free Economic Zone (DGFEZ) tại tầng 4 (DSAC), Công viên phần mềm số 2 (Chân cầu Thuận Phước). Sự kiện thu hút nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực Công nghệ Thông tin và Truyền thông (ICT) từ hai thành phố, tạo nên một không khí giao lưu và hợp tác đầy sôi nổi. Nội Dung Buổi Hội Thảo Buổi hội thảo được tổ chức với mục tiêu giới thiệu các chính sách hỗ trợ đầu tư của DGFEZ, nhằm thúc đẩy sự kết nối và hợp tác giữa các công ty ICT trong khu vực. Tại buổi họp, đại diện DGFEZ đã trình bày các chương trình ưu đãi thuế, hỗ trợ tài chính và các cơ hội đầu tư mà khu vực Suseong Alpha City đang cung cấp. Điều này không chỉ mở ra cánh cửa cho các công ty trong ngành, mà còn tạo ra một môi trường đầu tư đầy hấp dẫn cho các doanh nghiệp khác. Những Điểm Nhấn Nổi Bật Trong không khí thân mật và chuyên nghiệp, các thành viên của BPO.MP đã có cơ hội giao lưu với nhiều doanh nghiệp hàng đầu trong ngành. Buổi hội thảo không chỉ là nơi chia sẻ kinh nghiệm mà còn giúp các công ty hiểu rõ hơn về thị trường và nhu cầu phát triển của ngành ICT. Các chủ đề thảo luận phong phú bao gồm xu hướng công nghệ mới, chiến lược phát triển bền vững, và các giải pháp đổi mới sáng tạo. Đặc biệt, buổi hội thảo đã có sự tham gia của nhiều diễn giả nổi tiếng trong ngành, họ đã chia sẻ những câu chuyện thành công và những thách thức mà họ đã gặp phải trong quá trình phát triển. Các bài phát biểu đã truyền cảm hứng mạnh mẽ cho đội ngũ BPO.MP, khuyến khích họ mở rộng tư duy sáng tạo và nhìn nhận rõ hơn về triển vọng tương lai. Kết Quả Đạt Được Sự kiện lần này không chỉ giúp BPO.MP bổ sung thêm kiến thức và thông tin mà còn mở ra nhiều cơ hội hợp tác và phát triển mới. Đội ngũ lãnh đạo công ty tin rằng, việc tham gia hội thảo này sẽ góp phần tạo ra những bước tiến mới trong chiến lược phát triển dài hạn của BPO.MP. BPO.MP xin gửi lời cảm ơn đến DGFEZ đã tổ chức một buổi hội thảo ý nghĩa và đầy giá trị. Chúng tôi mong muốn tiếp tục được đồng hành và hợp tác với các đối tác trong lĩnh vực ICT nhằm tạo ra nhiều cơ hội phát triển hơn nữa cho tất cả các bên. BPO.MP – Đồng hành cùng sự phát triển của ngành Công nghệ Thông tin và Truyền thông! ——————————————————– THÔNG TIN LIÊN HỆ: Công ty TNHH BPO.MP tự hào là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực cung cấp giải pháp chuyển đổi số và dịch vụ BPO (thuê ngoài quy trình kinh doanh) tại Việt Nam, với các lĩnh vực sau: Chỉnh lý tài liệu, Số hóa tài liệu, Nhập liệu và xử lý dữ liệu, Đào tạo AI-Trí tuệ nhân tạo, Gán nhãn dữ liệu,…….. Địa chỉ: 252 đường 30 tháng 4, P. Hòa Cường Bắc, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng SĐT: 0931 939 453 Website: https://www.mpbpo.com.vn/ Website: https://nentangsohoa.vn/ Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bpo-mp-co-ltd/ Youtube: https://www.youtube.com/@bpompco.limited2865/ Email: info@mpbpo.com.vn FB: MPBPO Tuyển Dụng/ MPBPO
21/03/25
Xem chi tiết
SỐ HÓA TÀI LIỆU – KHÁI NIỆM & TẦM QUAN TRỌNG
Số hóa tài liệu đóng một tầm quan trọng mà không hẳn doanh nghiệp nào cũng nhận thức hết, chính vì thế dịch vụ này cần được phổ biến rộng rãi hơn để mọi người có cái đánh giá đúng về vai trò của nó. Thời gian gần dây, chúng ta thường được nghe nhắc đến những khái niệm mới như Số hóa tài liệu, doanh nghiệp số, văn phòng điện tử, thành phố thông minh. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Số hóa tài liệu, cùng những ưu điểm – hạn chế của nó, để có cái nhìn và đánh giá khách quan nhất. Dịch vụ Số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi số các dạng tài liệu truyền thống như chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được, đọc được. Thông thương, tài liệu số bao gồm các dữ liệu dạng chữ, video, âm thanh, hình ảnh,… được sử dụng trên máy tính và được định dạng mà máy tính có thể đọc được. Các công ty nhập dữ liệu thuê online sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các công việc này một cách nhanh chóng. Vì sao phải sử dụng? Cùng vói sự gia tăng dân số thì lượng kho tàng giấy tờ, tài liệu và kiến thức của nhân loại càng trở nên khổng lồ, bên cạnh đó việc bảo quản và lưu hành các loại văn bản, tài liệu này cũng dần bị hạn chế. Vì những lẽ đó, việc áp dụng Số hóa tài liệu vào thực tiễn là giải pháp hợp lý nhất cho vấn đề trên. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, lưu trữ, truy xuất thông tin thực hiện một cách nhanh gọn, đơn giản và dễ dàng nhất. Ưu điểm và hạn chế Ưu điểm Giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các loại tài liệu số khác nhau được chuyển đổi qua lại linh hoạt. Cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý, không gian lưu trữ. Tài liệu có khả năng được chỉnh sửa và tái sử dụng. Hạn chế Tốn chi phí đầu tư ban đầu về máy móc tiên tiến, cơ sở hạ tầng CNTT, công nghệ hiện đại. Nguy cơ dễ bị sửa đổi và sao chép trái pháp luật tài liệu. Khó khăn trong việc thực hiện do phải trải qua quá trình đào tạo đồng bộ và theo hệ thống. Ngoài ra, việc bảo mật tài liệu cũng khá phức tạp. Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của Số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết đối với mọi tổ chức. Các doanh nghiệp cần đầu tư nghiên cứu và ứng dụng Số hóa tài liệu để tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho doanh nghiệp.
30/12/24
Xem chi tiết
LỢI ÍCH NỔI BẬT CỦA SỐ HÓA TÀI LIỆU HÌNH ẢNH
Những bức ảnh giúp chúng ta lưu giữ lại rất nhiều khoảnh khắc hay kỉ niệm đẹp, nhưng theo thời gian, màu sắc và độ rõ nét của các bức ảnh bắt đầu mờ dần, ảnh hưởng đến chất lượng ảnh vĩnh viễn. Trên thực tế, các bản in ảnh khá mỏng manh và thậm chí muốn lưu giữ chúng lâu dài, chúng ta cần sử dụng đến nhiều phương pháp đặc biệt khác nhau. Trước nhu cầu đó, dịch vụ số hóa tài liệu hình ảnh ra đời như một giải pháp hoàn hảo cho vấn đề trên. Nó có thể thổi sức sống mới vào những bức ảnh cũ của bạn và đảm bảo chúng có chất lượng tốt nhất có thể trong nhiều năm. Dưới đây là lợi ích nổi bật của số hóa tài liệu hình ảnh để lưu giữ những khoảnh khắc quý giá nhất của bạn. Số hóa hình ảnh giúp nâng cao chất lượng ảnh Mặc dù rất nhiều người nhận thức được lợi ích của số hóa tài liệu, nhưng họ vẫn không tin rằng, tài liệu giấy, bao gồm cả tài liệu hình ảnh sẽ hoàn toàn biến mất. Mặc dù các bức ảnh thường được in với chất lượng cao để có thể lưu trữ trong một thời gian khá dài, nhưng chúng vẫn sẽ bị ảnh hưởng bởi các tác nhân môi trường như thời tiết, mối mọt,…. Tất cả những điều này đều ảnh hưởng đến chất lượng của hình ảnh. Nhưng nhờ dịch vụ số hóa hình ảnh, chất lượng ban đầu của hình ảnh có thể được giữ lại một cách tốt nhất. Dễ dàng chia sẻ với mọi người Sẽ tuyệt vời biết bao nhiêu khi những bức ảnh thời thơ ấu của bạn có thể được chia sẻ một cách dễ dàng trên các phương tiện truyền thông hay mạng xã hội? Số hóa hình ảnh cho phép bạn làm điều đó. Không chỉ màu sắc mà chất lượng tổng thể của bức ảnh cũng sẽ được khôi phục, sau đó bạn có thể thoải mái chia sẻ chúng với gia đình và bạn bè trên phương tiện truyền thông xã hội. Tính bảo tồn cao Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy gần một nửa phụ huynh (47%) nói rằng họ chưa biết được họ sẽ chia sẻ hình ảnh hoặc video về con cái họ khi chúng lớn lên bằng cách nào. Ngoài ra, những phụ huynh này cũng thừa nhận rằng họ gặp khó khăn trong việc định vị ảnh và video của gia đình họ. Nhưng nhờ số hóa hình ảnh, họ có thể in các bức ảnh và treo ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào mà chất lượng hình ảnh không bị thay đổi. Hiểu được tầm quan trọng của dịch vụ BPO – thuê ngoài quy trình kinh doanh, BPO.MP đẩy mạnh sự phát triển của dịch vụ số hóa nhanh chóng tại Đà Nẵng bên cạnh các dịch vụ thế mạnh khác bao gồm: nhập liệu và xử lý dữ liệu, chỉnh sửa ảnh DTP, gán nhãn dữ liệu, gia công tài chính kế toán, viết nội dung, biên phiên dịch, giới thiệu nhân sự… nhằm góp phần vào việc hỗ trợ các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tập trung vào công việc cốt lõi của mình.
30/12/24
Xem chi tiết
VÌ SAO SỐ HÓA TÀI LIỆU LÀ CẦN THIẾT CHO DOANH NGHIỆP?
Số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu hóa dữ liệu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, dịch vụ này còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu nhiều lần, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Tại sao Doanh nghiệp cần phải Số hóa tài liệu? Một số lợi ích cho Doanh nghiệp từ việc sử dụng Số hóa tài liệu: Giảm không gian lưu trữ. Tránh việc thất lạc, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ. Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn. Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu. Chia sẻ, tra cứu thông tin nhanh chóng. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin. Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Chi phí vận hành, quản lý thấp và hiệu quả. Đã đến lúc Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản, đây là một giải pháp cần thiết và cũng là xu hướng tất yếu trong tương liệu đối với công tác bảo quản và xử lý dữ liệu. Công ty TNHH BPO.MP chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín tại Đà Nẵng, giúp cho các Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tốt và đầy đủ nhất với giá thành hợp lý nhất.
30/12/24
Xem chi tiết
SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ?
Số hóa tài liệu đã phát triển như thế nào? Ví dụ về số hóa? Nền tảng số quuốc gia? Sau nhiều năm nỗ lực phát triển, lĩnh vực công nghệ thông tin của Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng và từng bước ứng dụng công nghệ vào mọi mặt của đời sống. Từ những năm 2017, chương trình chính phủ điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin vào vào các hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cộng, thực hiện các hoạt động của chính phủ trên các nền tảng vd website đã dần dần thay đổi cách nhà nước và doanh nghiệp cùng làm việc. Sau chính phủ điện tử, chính phủ số là chiến lược trọng tâm quốc gia, cố gắng đưa Việt Nam chuyển đổi các hoạt động quản lí trên môi trường số. Với mục tiêu bắt kịp xu hướng trực tuyến với hình ảnh chính phủ là lá cờ tiên phong, nhiều doanh nghiệp, ngân hàng, tổ chức đã bắt đầu bắt tay thực hiện quá trình số hóa và chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Để quá trình chuyển đổi số diễn ra trọn vẹn, toàn diện, doanh nghiệp và tổ chức phối hợp và triển trên tất cả các tài liệu. Số hóa tài liệu là quá trình tiên quyết cho doanh nghiệp, tổ chức trong chiến lược chuyển đổi . Vậy số hóa tài liệu là gì? Theo luật lưu trữ, tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu đó. Dữ liệu điện tử bao gồm tài liệu được khởi tạo ban đầu trên các nền tảng điện tử và tài iệu được số hóa từ các tài liệu truyền thống. Vậy nên, quá trình chuyển các tài liệu dạng truyền thống như văn bản, dự án, sổ sách, ấn phẩm,v.v sang dạng dự liệu trên phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Các lợi ích từ chuyển đổi số và tài liệu được số hóa Số hóa tài liệu không chỉ là một phần trong quá trình chuyển đổi số mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực trong các công việc liên quan đến lưu trữ, sử dụng và chia sẻ dữ liệu. Một số lợi ích có thể kể đến như: Tăng tuổi thọ của tài liệu, không lo mất mát các tài liệu quan trọng (Ví dụ, số hóa từ văn bản,tài liệu dạng giấy truyền thống ở các thư viện, kho lưu trữ có giá trị bảo tồn rất lớn. Những tài liệu quý hiếm, số lượng ít dễ bị hao mòn tần suất cần phải sử dụng nhiều sẽ được lưu trữ sang dạng điện tử. Số hóa là một trong những cách nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm kinh phí nhằm lưu trữ lại bản sao của tài liệu, đề phòng rủi ro vật lí, hóa lí,v.v) Tiết kiệm không gian lưu trữ Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ, truy xuất thông tin Tăng khả năng bảo mật thông tin Chi phí vận hành và quản lí thấp Kết luận Các thư viện, kho lưu trữ với các nguồn dữ liệu khổng lồ đã không còn quá xa lạ với số hóa tài liệu. Bây giờ cũng không còn sớm nữa để nhiều nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp băn khoăn có nên thực hiện số hóa tài liệu cho công ty, tổ chức của mình không vì với xu hướng làm việc trực tuyến đang diễn ra sôi động nhất là trong mùa dịch thì để bắt kịp với thay đổi mới của xã hội các phương thức sử dụng tài liệu giấy đã không còn hiệu quả.
30/12/24
Xem chi tiết
CÔNG NGHỆ OCR TRONG SỐ HÓA TÀI LIỆU LÀ GÌ?
Số hóa tài liệu không còn là một khái niệm mới mẻ với nhiều công ty và doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ vì lí do lưu trữ và quản lí tài liệu, nhiều công ty đã tiến hành số hóa tài liệu từ sớm để chuẩn bị cho bước chuyển đổi số dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai. Số hóa tài liệu là đưa tài liệu từ dạng tài liệu lưu trữ truyền thống sang tài liệu điện tử. Số hóa tài liệu sẽ giúp việc tìm kiếm, chia sẻ, bảo mật thông tin trở nên đơn giản và thuận tiện nhất. Khi nhắc đến số hóa tài liệu, một trong những công nghệ nổi bật đó là OCR. Vậy OCR là gì? OCR là công nghệ nhận dạng kí tự quang học, chuyên dùng để đọc text ở file ảnh thành định dạng text. Những tài liệu trước khi quét OCR là các file PDF dạng ảnh, các ảnh đầu ra của máy quét và sau quá trình chạy qua thì tài liệu có thể biên tập được thành file text, file word. Điều này giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian và công sức khi phải soạn thảo, nhập liệu văn bản từ văn bản gốc sang văn bản trên word. Bây giờ khi dùng OCR, bạn chỉ cần đưa file dạng ảnh qua phần mềm thì file đó sẽ có thể chỉnh sửa, copy, trích dẫn như một văn bản word bình thường. Các hãng tiên phong trong công nghệ OCR có thể kể đến la ABBYY và ngoài ra ở Việt Nam cũng có một vài phần mềm như VnDOCR 4.0 Professional của Viện Công nghệ thông tin – Viện khoa học và Công nghệ Việt Nam. Các phần mềm nhận dạng ảnh PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG và BMP và khả năng nhận diện tùy từng phần mềm áp dụng công nghệ OCR mà độ chính xác có thể từ 95-98%. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả cao nhất thì khi làm số hóa tài liệu các doanh nghiệp nên tiến hành sớm trước khi chất lượng vật lí của tài liệu bị giảm đi. Nhờ những tác dụng như vậy mà OCR có thể được ứng dụng trong việc số hóa tài liệu và hỗ trợ số hóa với những đối tượng có các thông tin đơn giản nhưng nhiều trường dữ liệu như Số hóa CMND, bằng lái xe Số hóa hóa đơn Số hóa hồ sơ thuế Số hóa giấy Đăng kí kinh doanh Số hóa tờ khai bảo hiểm Số hóa hợp đồng (kinh doanh, lao động) Số hóa văn bản pháp quy Số hóa công văn đến và đi Số hóa CV, bằng cấp chứng chỉ Khác Tuy nhiên công nghệ OCR cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý đó là Khả năng chính xác chưa được 100% Hình ảnh truy cập màu nền và chữ tương đồng thì OCR sẽ khó nhận dạng OCR cho ngôn ngữ viết tay vẫn còn hạn chế Vậy nên khi SHTL dùng OCR, để đảm bảo tỉ lệ chính xác nhất thì vẫn cần người hỗ trợ check và nhập liệu, chỉnh sửa lại.
30/12/24
Xem chi tiết
CƠ HỘI VIỆC LÀM CHO SINH VIÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC
Trong vô số các ngành học cho sinh viên hàng năm lựa chọn, có những ngành do xu hướng kinh tế xã hội mà từng thu hút nhiều sinh viên một thời thì giờ cũng ít được ưu ái dần như kế toán, ngôn ngữ,v.v nhưng có một số ngành vẫn duy trì lượng đầu vào và đầu ra ổn định để duy trì cũng như đáp ứng nhu cầu nhân lực cho xã hội. Hiện nay, với xu hướng số hóa tài liệu, chuyển đổi số những ngành tiệp cận ngành công nghệ và kĩ thuật sẽ càng có nhiều cơ hội việc làm mở ra cho sinh viên. Nổi bật trong số đó là ngành lưu trữ học. Lưu trữ học là một trong những ngành học đã có từ lâu đời trong khối khoa học xã hội. Với đặc thù về kiến thức và chuyên môn của ngành này nên hiện nay chỉ có một số cơ sở giáo dục đang đào tạo ngành này đó là trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) và Đại học Nội vụ. Sinh viên ngành lưu trữ học sẽ được trang bị các kiến thức cơ bản về kiến thức lí luận và thực tiễn cơ bản về văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng, phương pháp nghiên cứu về lĩnh vực văn thứ, lưu trữ, quản trị lưu trữ thông tin,v.v Với kiến thức về các tiêu chuẩn trong công tác văn thư lưu trữ và kinh nghiệm trải nghiệm với nhiều dạng tài liệu khác nhau. Sinh viên lưu trữ học sẽ có nền tảng kiến thức cơ bản để ứng dụng vào thực tiễn nhu cầu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Sinh viên ngành lưu trữ học sau khi ra trường có thể lựa chọn và thử sức với nhiều vị trí như: Phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước Cán bộ hành chính, thư kí văn phòng Giảng viên đào tạo Nhà nghiên cứu Ngoài ra các việc kể trên, các bạn sinh viên ngành lưu trữ có thể tham gia vào lĩnh vực mới đó là số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu gồm có 5 bước cơ bản là thu thập, phân loại, chỉnh lí tài liệu; quét tài liệu; nhận dạng OCR tài liệu, lưu trữ tài liệu vào phần mềm; Mã hóa tài liệu và kết thúc. Mỗi doanh nghiệp cần có nhân viên hiểu biết về lưu trữ để có thể làm nhân tố chính cho quá trình chuyển đổi từ dạng truyền thống sang điện tử. Số hóa tài liệu và chuyển đổi số là những lĩnh vực mới nở rộ trong vài năm trở lại đây nên vô cùng tiềm năng và cần có nhiều nhân lực trẻ nắm vững kiến thức và nhanh nhạy với thay đổi công nghệ. Trong thời gian còn học trên ghế nhà trường, các bạn có thể tham gia một vài dự án về số hóa tài liệu như chỉnh lí tài liệu trước khi đưa đi quét để trải nghiệm thực tế là số lượng tài liệu mà một công ty, kho lưu trữ đang được cất giữ như nào. Các bạn có thể áp dụng được kiến thức phân loại và thao tác với từng loại tài liệu khác nhau rồi từ đó đưa ra các đề xuất để có thể tối ưu hóa việc sắp xếp, phân loại giúp ích cho việc tìm kiếm tài liệu sau này mà vẫn phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của công ty, doanh nghiệp. Sau khi ra trường, với chứng chỉ hành nghề lưu trữ và bằng chuyên ngành lưu trữ có được, các bạn sinh viên có thể thi thêm chứng chỉ về công nghệ thông tin do cơ quan có thẩm quyền cấp để xin vào làm một số công ty cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu.
30/12/24
Xem chi tiết