Số hóa tài liệu là gì? Số hóa tài liệu là biện pháp tối ưu hóa dữ liệu, giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, dịch vụ này còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu nhiều lần, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Tại sao Doanh nghiệp cần phải Số hóa tài liệu? Một số lợi ích cho Doanh nghiệp từ việc sử dụng Số hóa tài liệu: Giảm không gian lưu trữ. Tránh việc thất lạc, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ. Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn. Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu. Chia sẻ, tra cứu thông tin nhanh chóng. Tăng cường khả năng bảo mật thông tin. Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Chi phí vận hành, quản lý thấp và hiệu quả. Đã đến lúc Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản, đây là một giải pháp cần thiết và cũng là xu hướng tất yếu trong tương liệu đối với công tác bảo quản và xử lý dữ liệu. Công ty TNHH BPO.MP chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín tại Đà Nẵng, giúp cho các Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tốt và đầy đủ nhất với giá thành hợp lý nhất.
30/12/24
Xem chi tiếtSố hóa tài liệu đã phát triển như thế nào? Ví dụ về số hóa? Nền tảng số quuốc gia? Sau nhiều năm nỗ lực phát triển, lĩnh vực công nghệ thông tin của Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng và từng bước ứng dụng công nghệ vào mọi mặt của đời sống. Từ những năm 2017, chương trình chính phủ điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin vào vào các hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cộng, thực hiện các hoạt động của chính phủ trên các nền tảng vd website đã dần dần thay đổi cách nhà nước và doanh nghiệp cùng làm việc. Sau chính phủ điện tử, chính phủ số là chiến lược trọng tâm quốc gia, cố gắng đưa Việt Nam chuyển đổi các hoạt động quản lí trên môi trường số. Với mục tiêu bắt kịp xu hướng trực tuyến với hình ảnh chính phủ là lá cờ tiên phong, nhiều doanh nghiệp, ngân hàng, tổ chức đã bắt đầu bắt tay thực hiện quá trình số hóa và chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Để quá trình chuyển đổi số diễn ra trọn vẹn, toàn diện, doanh nghiệp và tổ chức phối hợp và triển trên tất cả các tài liệu. Số hóa tài liệu là quá trình tiên quyết cho doanh nghiệp, tổ chức trong chiến lược chuyển đổi . Vậy số hóa tài liệu là gì? Theo luật lưu trữ, tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu đó. Dữ liệu điện tử bao gồm tài liệu được khởi tạo ban đầu trên các nền tảng điện tử và tài iệu được số hóa từ các tài liệu truyền thống. Vậy nên, quá trình chuyển các tài liệu dạng truyền thống như văn bản, dự án, sổ sách, ấn phẩm,v.v sang dạng dự liệu trên phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Các lợi ích từ chuyển đổi số và tài liệu được số hóa Số hóa tài liệu không chỉ là một phần trong quá trình chuyển đổi số mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực trong các công việc liên quan đến lưu trữ, sử dụng và chia sẻ dữ liệu. Một số lợi ích có thể kể đến như: Tăng tuổi thọ của tài liệu, không lo mất mát các tài liệu quan trọng (Ví dụ, số hóa từ văn bản,tài liệu dạng giấy truyền thống ở các thư viện, kho lưu trữ có giá trị bảo tồn rất lớn. Những tài liệu quý hiếm, số lượng ít dễ bị hao mòn tần suất cần phải sử dụng nhiều sẽ được lưu trữ sang dạng điện tử. Số hóa là một trong những cách nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm kinh phí nhằm lưu trữ lại bản sao của tài liệu, đề phòng rủi ro vật lí, hóa lí,v.v) Tiết kiệm không gian lưu trữ Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ, truy xuất thông tin Tăng khả năng bảo mật thông tin Chi phí vận hành và quản lí thấp Kết luận Các thư viện, kho lưu trữ với các nguồn dữ liệu khổng lồ đã không còn quá xa lạ với số hóa tài liệu. Bây giờ cũng không còn sớm nữa để nhiều nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp băn khoăn có nên thực hiện số hóa tài liệu cho công ty, tổ chức của mình không vì với xu hướng làm việc trực tuyến đang diễn ra sôi động nhất là trong mùa dịch thì để bắt kịp với thay đổi mới của xã hội các phương thức sử dụng tài liệu giấy đã không còn hiệu quả.
30/12/24
Xem chi tiếtSố hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang các dạng điện tử tương tự. Số hóa tài liệu ban đầu được áp dụng nhiều trong các tổ chức có lượng tài liệu lớn cần lưu trữ như thư viện,kho lưu trữ quốc gia,v.v nhưng nhờ những lợi ích mà quy trình này đem lại trong bối cảnh chính phủ đang tiên phong và khuyến khích phong trào chuyển đổi số thì nhiều dịch vụ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp đã ra đời. Đối tượng của số hóa tài liệu là tài liệu văn bản, sổ sách, hợp đồng,v.v đang được lưu trữ trên giá kệ, ngăn kéo, tủ tài liệu, kho chứa ở công ty, doanh nghiệp. Mỗi năm số lượng tài liệu ngày càng tăng nên cần diện tích để lưu trữ, chi phí mua đồ văn phòng phẩm để sắp xếp các loại tài liệu. Tài liệu quá nhiều cũng gây khó khăn cho việc lưu trữ và quản lí, đặc biệt là tiềm ẩn rủi ro làm thất lạc, hỏng tài liệu quan trọng, nếu việc này xảy ra sẽ gây nhiều tổn thất cho doanh nghiệp. Nhân viên khi phải làm việc với quá nhiều giấy tờ và phụ trách sổ sách, hợp đồng,v.v cũng sẽ cảm thấy mệt mỏi, giảm năng suất. Ví dụ một nhân viên kế toán mới vào được nhận bàn giao của người tiền nhiệm phải tìm hợp đồng của 10 năm trước và gửi bản mềm cho phòng kinh doanh hoặc phải gửi bản scan cho phòng này phòng kia thì riêng việc tìm tài liệu thủ công là rà soát từng tủ tài liệu vô cùng lãng phí thời gian và chất xám của nhân viên. Hay trong thời kì bất ổn về dịch bệnh như hiện nay, thực hiện làm việc trực tuyến tại nhà rất bất tiện khi cần một tài liệu nào lại phải lên công ty lấy về. Vậy nên số hóa tất cả các tài liệu lên lưu trữ cùng một chỗ là một trong những giải pháp nhanh gọn, tiết kiệm và mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp nói rằng cách lưu trữ truyền thống của họ hiệu quả với cách làm việc của họ rồi và không cần số hóa làm gì nhưng cách lưu trữ của doanh nghiệp hiệu quả hay không nên nhận được đánh giá khách quan từ các bên thứ ba, có chuyên môn hơn trong lĩnh vực. Vì với cách lưu trữ truyền thống, các công ty có thể hoạt động bình thường nhưng có nhiều bất cập từ cách lưu trữ tài liệu (chi phí đồ chứa, sàn lưu trữ,thuốc chống ẩm mốc,v.v) đến cách thao tác xử lí tài liệu của doanh nghiệp (tài liệu để không tập trung, cách thức chia sẻ, tìm kiếm tài liệu không đồng nhất, các cấp quản lí khó nắm được tình hình công việc hoặc khó có thể chủ động lấy và sử dụng được thông tin từ tài liệu của công ty, thời gian phải bỏ ra nhiều khi tìm kiếm chia sẻ tài liệu có thể gây ảnh hưởng tới cơ hội làm ăn của doanh nghiệp). Số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp: Quản lí tài liệu tập trung, thống nhất Lưu trữ các tài liệu quan trọng, tiết kiệm chi phí nhân lực lưu trữ Xây dựng hệ thống quản lí dữ liệu ứng dụng phần mềm lưu trữ Các tài liệu được số hóa không chỉ là một bản scan như cho vào máy scan bình thường mà còn được sử dụng các phần mềm chuyên biệt để biến chúng thành các tài liệu có thể xử lí thành nhiều dạng khác nhau. Chẳng hạn, từ bản word sẽ thành pdf và qua quét OCR nữa thì bản PDF kia sẽ có thể được copy paste lại thành bản word. Các tài liệu của công ty được tập hợp và phân quyền sử dụng về các phòng ban và tăng chế độ bảo mật thông qua các phần mềm chuyên dụng. Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói giúp doanh nghiệp không cần mất công đầu tư vào thiết bị và nhân lực chuyên môn mà chỉ với chi phí tiết kiệm, trong thời gian nhanh chóng đã hoàn thành quá trình số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu, lượng tài liệu cần số hóa mà chi phí số hóa tài liệu sẽ nhiều hay ít vậy nên, khi bắt tay vào số hóa, để tăng hiệu quả cao nhất,doanh nghiệp nên xác định tầm nhìn, mục tiêu và nhu cầu của công ty mình, trao đổi với chuyên gia về số hóa tài liệu để được tư vấn phương pháp và cách số hóa phù hợp nhất.
30/12/24
Xem chi tiếtKhi đã thấy được lợi ích trước mắt và lâu dài của số hóa tài liệu, nhiều doanh nghiệp muốn nhanh chóng thực hiện số hóa nhưng để quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ, thuận lợi đến khi hoàn thành thì doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm cơ bản của quy trình số hóa tài liệu. Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về quy trình của số hóa tài liệu. Về cơ bản, quy trình có 5 bước chính nhưng tùy vào cách làm việc của từng cơ quan, nhà cung cấp dịch mà có thể chi tiết hơn thành 7 bước, 12 bước,v.v. Số hóa tài liệu sẽ gồm những bước sau: B1: Thu thập, phân loại, chỉnh lí tài liệu B2: Quét tài liệu B3: Nhận dạng OCR tài liệu B4: Lưu trữ tài liệu vào phần mềm B5: Mã hóa tài liệu Các bước trên cần được thực hiện liền mạch, gọn gàng và hiệu quả. Ở bước thu thập, phân loại và chỉnh lí tài liệu, đây là bước đầu tiên cho toàn bộ quy trình số hóa tài liệu. Để chuẩn bị cho bước này thì trước khi tiến hành số hóa, toàn bộ các phòng ban trong công ty sẽ được thông báo, xác định tinh thần và nắm được lợi ích và hiệu quả mà quy trình số hóa. Sau đó, từng phòng ban sẽ thu thập, phân loại các tài liệu cần thiết, quan trọng nên cần số hóa. Doanh nghiệp cũng cần có một hoặc vài người chuyên trách tập hợp và quản lí tài liệu từ các phòng ban để tránh thất lạc, mất mát. Khi có tài liệu, có thể là một lượng tài liệu rất nhiều thì cần chỉnh lí tài liệu như phân chia các tài liệu quan trọng, bỏ tài liệu trùng thừa (nếu có), bỏ kẹp ghim, đánh giá chất lượng tài liệu, nhập liệu thứ tự,vv. Với những công ty, doanh nghiệp lần đầu tiên làm số hóa, phần chỉnh lý nên nhờ sự hỗ trợ từ bên chuyên môn thứ 3, những người có kiến thức và kinh nghiệp lưu trữ. Đến bước thứ 2, quét tài liệu để chuyển tài liệu từ dạng vật lí sang dạng số thì cần các máy scan chuyên dụng và nhân sự thực hiện. Nếu chỉ dùng cho nội bộ công ty thì doanh nghiệp có thể đầu tư một chiếc máy quét nhỏ gọn giá khoảng 6-10 triệu đồng. Bước 3,4,5 là phần công nghệ trong quy trình số hóa tài liệu, phần mềm OCR, phần mềm lưu trữ và phân quyền đã có sẵn trên thị trường. Doanh nghiệp có thể làm việc với các bên tư vấn, tự thiết kế phần mềm tương tự cho nội bộ hoặc sử dụng luôn của bên cung cấp cũng là một giải pháp nhanh gọn vì hiện nay nhiều bên đã có sẵn phần mềm lõi có thể ứng dụng được luôn và thay đổi thêm theo nhu cầu của doanh nghiệp. Trên đây là 5 bước cơ bản của số hóa tài liệu mà doanh nghiệp có thể tham khảo để có một cách nhìn tổng quan và một vài phần lưu ý cho số hóa của doanh nghiệp sau này. Cuối cùng, để số hóa thành công thì cần có tầm nhìn và tinh thần dám làm, cam kết làm của người lãnh đạo, sự hiểu biết về số hóa và ủng hộ của nhân viên trong công ty và một phương pháp làm việc ứng dụng công nghệ thống nhất trong công ty.
30/12/24
Xem chi tiếtChuyển đổi số đang mang lại những cơ hội và thách thức đối với ngành tài nguyên và môi trường. Hiện nay, chưa có bằng chứng khoa học nào về tác động môi trường tích cực có thể lớn hơn tác động tiêu cực do chuyển đổi số gây ra. Tuy nhiên, để chuyển đổi số mang lại tác động tích cực đồng thời hạn chế tiêu cực đến ngành tài nguyên và môi trường, cần có các nghiên cứu về công nghệ trong chuyển đổi số liên quan đến nhu cầu tài nguyên và tác động môi trường. Song song với quá trình chuyển đổi số cần thúc đẩy nền kinh tế tuần hoàn, tuyên truyền, giáo dục để nâng cao kiến thức, thái độ, tăng cường năng lực của người tiêu dùng liên quan đến việc lựa chọn hàng hóa, ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông một cách bền vững, xây dựng các chính sách, luật pháp, thể chế để có thể giúp định hình chuyển đổi số và kinh tế số bền vững ở tất cả các cấp quản trị. Tác động tích cực và tiêu cực Chuyển đổi số trong ngành tài nguyên và môi trường đem lại cả mặt tích cực và tiêu cực song song với nhau. Tác động tích cực Thúc đẩy ngành công nghiệp vì một nền kinh tế sạch và tuần hoàn: các cơ hội môi trường (phi năng lượng) phát sinh từ quá trình chuyển đổi số có thể đóng một vai trò quan trọng trong mối quan hệ với nền kinh tế tuần hoàn, đặc biệt đối với việc giải quyết vấn đề rác thải điện tử. Quan trọng nhất, tiến bộ công nghệ đóng một vai trò trong việc thu gom và tái chế rác thải điện tử tốt hơn và tái sử dụng các vật liệu đã sử dụng. Ví dụ, sự tiến bộ trong công nghệ, cụ thể là sự ra đời của điện thoại thông minh và các ứng dụng di động khuyến khích người tiêu dùng tái chế rác thải điện tử tại các địa điểm chính thức để đổi lấy các động lực tài chính. (TS Trần Viết Cường, Trường Đại học Hà Tĩnh, 2023) Bảo tồn và phục hồi hệ sinh thái và đa dạng sinh học: công nghệ kỹ thuật số có thể giúp giảm bớt áp lực lên môi trường tự nhiên và đa dạng sinh học ở nhiều khía cạnh. Các giải pháp hỗ trợ công nghệ thông tin trực tuyến giúp giám sát đa dạng sinh học và các dịch vụ hệ sinh thái. Công nghệ thông tin trực tuyến cũng có thể giúp trực quan hóa và truyền đạt dữ liệu sinh học, do đó nâng cao nhận thức của cộng đồng và chính sách. Kỹ thuật số có thể hỗ trợ các mô hình kinh doanh thân thiện với đa dạng sinh học làm cho các mô hình kinh doanh trở nên khả thi nhằm ngăn chặn sự suy thoái của đa dạng sinh học hoặc hỗ trợ việc cung cấp các dịch vụ hệ sinh thái, chẳng hạn như thông qua việc thúc đẩy phi vật chất hóa hoặc giảm nhu cầu tài nguyên thông qua các hoạt động chia sẻ. Kỳ vọng về một môi trường không có chất độc hại: liên quan đến giảm ô nhiễm, các cơ hội môi trường phi năng lượng cũng có thể phù hợp, đặc biệt là khi giải quyết vấn đề giảm ô nhiễm không khí. Các loại công nghệ đóng góp quan trọng nhất về mặt này là AI và blockchain. Các công cụ dựa trên AI đã được triển khai để theo dõi và dự báo mức độ ô nhiễm hoặc cho các phương tiện tự lái và đèn giao thông. Mặt khác, công nghệ blockchain có thể được sử dụng cho các hệ thống dựa trên phần thưởng nhằm thưởng cho những người giảm thiểu ô nhiễm bằng phần thưởng kỹ thuật số, có thể được đổi lấy các nhu cầu thiết yếu hàng ngày. Các khía cạnh khác: chuyển đổi số mang lại những tiềm năng cải thiện thông tin và kiến thức về môi trường, các chính sách môi trường được đổi mới theo hướng bền vững hơn; chuyển đổi số sẽ tạo điều kiện cho các chính sách truy cập mở và dữ liệu mở, bao gồm việc cung cấp dữ liệu của chính phủ (dữ liệu mở) và dữ liệu khoa học (truy cập mở), tạo sự phát triển của các nền tảng chia sẻ dữ liệu, hoặc “hệ sinh thái kỹ thuật số cho môi trường” nhằm cung cấp dữ liệu sẵn có cho các chính sách môi trường và đổi mới ở cấp độ toàn cầu; Các công nghệ mới cũng được coi là cung cấp các cơ hội mới để thực hiện và thực thi hiệu quả các tiêu chuẩn môi trường; các thông tin tốt hơn về chuỗi cung ứng, chi phí môi trường của sản phẩm (ví dụ như mã QR), dịch vụ hoặc dòng đầu tư có thể giúp người tiêu dùng đưa ra các quyết định bền vững hơn. Các dự án khoa học công dân được nối mạng xuyên quốc gia mang lại cơ hội mới cho nhận thức về môi trường và hiểu được sự phụ thuộc lẫn nhau trên toàn cầu. Tác động tiêu cực Tác động trực tiếp đến tài nguyên: việc khai thác và chiết xuất các nguyên liệu thô (coban, palađi, tantali, bạc, vàng, indium, đồng, lithium và magie) cũng như sản xuất các thành phần vi điện tử, đặc biệt là các mạch tích hợp, là những yếu tố đóng góp chính cho cạn kiệt tài nguyên hóa thạch cũng như cạn kiệt tài nguyên phi sinh học, trái đất nóng lên, phú dưỡng nước ngọt, chua hóa đất, nhiễm độc con người, nhiễm độc nước ngọt, nhiễm độc biển và gây độc môi trường đất. Tác động trực tiếp đến đa dạng sinh học và sử dụng đất cũng như thay đổi sử dụng đất: các tác động chính do việc khai thác tài nguyên thiên nhiên cần thiết để sản xuất phần cứng, từ việc thải ra các vật liệu độc hại (như kim loại nặng, khói độc, nước rỉ axit) liên quan đến quá trình khai thác nguyên liệu thô, cũng như từ việc thu gom, tái chế không phù hợp và xử lý chất thải thiết bị điện và điện tử. Các tác động môi trường của việc phát điện (ví dụ như phát thải khí nhà kính) cũng có thể bao gồm các tác động đến đa dạng sinh học. Tác động của cáp truyền dữ liệu dưới nước đối với các loài sinh vật dưới nước… Tác động gián tiếp và mang tính hệ thống đến môi trường: không thể cho rằng chuyển đổi số sẽ mang lại lợi ích về tài nguyên, năng lượng hoặc các lợi ích môi trường khác. Cần có một cách tiếp cận tổng thể để hiểu đúng các tác động và đạt được kết quả tốt. Điều này không chỉ yêu cầu xem xét giai đoạn sử dụng, mà còn cả giai đoạn sản xuất và giai đoạn cuối vòng đời; không chỉ tập trung vào thiết bị công nghệ thông tin, mà còn tập trung vào cơ sở hạ tầng cần thiết; không chỉ đo lượng khí thải cacbon, mà còn các tác động khác. Chuyển đổi số không thể bền vững nếu không được điều chỉnh theo cách giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường của nó. Để thúc đẩy chuyển đổi số theo hướng bền vững hơn, điều bắt buộc là hiệu quả đạt được phải bù đắp được phần gia tăng tiêu thụ năng lượng và tài nguyên do tăng trưởng kinh tế gây ra. Một số định hướng và giải pháp giúp cho quá trình chuyển đổi số bền vững Để giảm thiểu tác động tiêu cực của chuyển đổi số đến tài nguyên và môi trường và giúp cho quá trình chuyển đổi số một cách bền vững, cần có một số định hướng và giải pháp sau đây: Thứ nhất, cần có các nghiên cứu để hiểu biết về các công nghệ trong chuyển đổi số liên quan đến nhu cầu tài nguyên và tác động môi trường của chúng. Cần xây dựng các phương pháp đánh giá và hướng dẫn đánh giá chuẩn để đánh giá tác động của các loại công nghệ liên quan đến chuyển đổi số đến tài nguyên và môi trường; tuyên truyền, giáo dục để nâng cao kiến thức, thái độ, tăng cường năng lực của người tiêu dùng liên quan đến việc lựa chọn hàng hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trực tuyến một cách bền vững. Thứ hai, mở rộng phạm vi đánh giá các loại tác động của chuyển đổi số đến môi trường (ngoài năng lượng và dấu chân cacbon). Không nên bỏ qua các tác động môi trường khác, chẳng hạn như cạn kiệt tài nguyên phi sinh học, cạn kiệt nước, độc tính sinh thái và con người, vì những chuỗi liên quan đến môi trường này cũng có thể quan trọng tương tự; Thứ ba, song song với quá trình chuyển đổi số cần thúc đẩy nền kinh tế tuần hoàn. Khuyến khích doanh nghiệp tham gia hoạch định chiến lược sản xuất, kinh doanh một cách bền vững, ứng dụng các mô hình kinh tế tuần hoàn, sản xuất, kinh doanh gắn liền với bảo vệ môi trường. Quy định chặt chẽ về trách nhiệm của doanh nghiệp với chất thải do doanh nghiệp tạo ra. Thứ tư, xây dựng các chính sách, luật pháp và thể chế để có thể giúp định hình chuyển đổi số, kinh tế số một cách bền vững ở tất cả các cấp quản trị (quốc gia thành viên, khu vực, thành phố…).
30/12/24
Xem chi tiết