Số hoá doanh nghiệp là hoạt động cần thiết, giúp công ty sớm thích nghi và vươn lên trong thời đại 4.0. Từ khi biện pháp số hoá xuất hiện, các cá nhân và tổ chức đã xoá bỏ các nỗi lo mà vấn đề cất trữ dữ liệu truyền thống gây ra. Các khó khăn có thể kể đến là: mất tài liệu, hư hỏng do thiên tai, cháy nổ… Bên cạnh đó còn giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm tư liệu, tiết kiệm tiền thuê kho chứa.

Ngoài quá trình chuyển đổi dữ liệu, hoạt động số hoá doanh nghiệp còn chuyển đổi cả quy trình làm việc. Từ đó giúp công ty tối ưu hoá trong tất cả các khâu vận hành. Thế nên ngay từ bây giờ, bất kỳ doanh nghiệp nào còn hoạt động theo cách truyền thống hãy chuyển đổi ngay sang hình thức số hoá. Công việc này thực hiện nhanh, mang lại hiệu quả cao, giúp doanh nghiệp tiết kiệm và đạt được kết quả kinh doanh vượt mong đợi. Theo dõi bài viết để biết cách chọn đơn vị cung cấp dịch vụ số hoá chuyên nghiệp và uy tín nhất nhé.

Số hóa doanh nghiệp là gì?

Về cơ bản, Số hoá doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ số vào hoạt động của công ty. Quá trình này sẽ giúp chuyển đổi tất cả tài liệu và giấy tờ ở mọi định dạng về loại hình số hoá và lưu trữ lại trên hệ thống máy tính.

Nhờ quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, công ty có thể cải thiện hiệu suất, tăng cường sự cạnh tranh và thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Số hóa dữ liệu giúp tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp

Số hóa là gì? Lưu ý khi triển khai số hóa thông tin?

Hai cấp độ của số hoá trong doanh nghiệp

Dựa vào các tiêu chuẩn của công nghệ số hóa, hình thức này được chia làm 2 loại như sau:

Số hoá dữ liệu

Số hoá dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ hình thức truyền thống ( tài liệu giấy, hình ảnh, âm thanh…) sang dạng kỹ thuật số (digital). Hoạt động này sẽ được tiến hành bằng việc quét và chuyển đổi tài liệu thành file PDF hoặc hình ảnh số. Sau đó nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý dữ liệu, hoặc sử dụng công nghệ OCR (quét và nhận dạng ký tự) để trích xuất thông tin từ tài liệu truyền thống.

Mục tiêu của số hoá dữ liệu là tạo ra một kho dữ liệu điện tử. Từ đó người dùng có thể truy xuất, tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả hơn.

Số hoá quy trình

Số hoá quy trình là quá trình chuyển đổi các quy trình kinh doanh từ hình thức truyền thống sang hình thức kỹ thuật số. Hoạt động này không làm ảnh hưởng hay biến đổi quá quy trình hoạt động mà sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu trong việc quản lý và vận hành.

Ví dụ, số hoá quy trình có thể bao gồm triển khai hệ thống quản lý quy trình (BPM – Business Process Management), tự động hóa quy trình làm việc thông qua các công cụ làm việc nhóm trực tuyến, tự động hóa các bước xử lý và thông báo, hoặc sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích và tối ưu hóa quy trình.

Phân biệt giữa số hoá doanh nghiệp và chuyển đổi số

Số hoá và chuyển đổi số doanh nghiệp có gì giống và khác nhau?

Hiện nay có nhiều khách hàng chưa thật sự phân biệt được số hóa doanh nghiệp là gì và chuyển đổi số là gì. Vậy nên hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây:

Điểm giống nhau

Cả hai đều dựa trên việc sử dụng công nghệ số, bao gồm các công nghệ thông tin và truyền thông, để tạo ra giá trị và cải thiện quy trình làm việc. Bên cạnh đó, cả 2 loại hình này đều nhằm mục tiêu tối ưu quá trình kinh doanh, giúp tăng năng suất lao động, giảm thời gian thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Điểm khác nhau

Số hoá doanh nghiệp và chuyển đổi số có sự khác biệt cụ thể như sau:

• Hoạt động số hoá: Là quá trình sử dụng máy móc công nghệ để chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống sang hình thức digital. Quá trình này nhằm phục vụ tối ưu cho công việc nhưng vẫn bảo đảm nội dung được giữ nguyên 100%.
• Chuyển đổi số: Quá trình này đòi hỏi cần có sự tham gia của công nghệ hiện đại. Thế nên chuyển đổi số được xem là hình thức cao cấp và phức tạp hơn hoạt động số hoá.

Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số

Lợi ích của việc áp dụng số hoá trong doanh nghiệp

Việc áp dụng hình thức số hoá doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều lợi ích như sau:

Tiết kiệm chi phí

Giảm thiểu sử dụng giấy, mực in và các tài sản văn phòng truyền thống khác. Nó cũng giảm yêu cầu về không gian lưu trữ vật lý và chi phí quản lý tài liệu. Hơn nữa, số hoá quy trình cũng có thể giảm thời gian và công sức lao động, giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí nhân lực.

Tăng năng suất làm việc

Nhân viên có thể tìm kiếm chính xác tài liệu cần dùng bằng hệ thống máy tính, từ đó đảm bảo công việc hoàn thành nhanh và chính xác nhất. Việc sử dụng công nghệ số cũng tạo điều kiện thuận lợi cho làm việc từ xa, cộng tác trực tuyến và quản lý thời gian hiệu quả.

Xử lý dữ liệu thông tin dễ dàng

Hoạt động số hoá cho phép lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện. Từ đó giúp doanh nghiệp tìm kiếm, phân tích và sử dụng thông tin một cách dễ dàng. Đồng thời cung cấp khả năng chia sẻ dữ liệu trong toàn hệ thống công ty, giúp các phòng ban có thể sử dụng tài liệu chung một cách dễ dàng.

Tăng tính bảo mật thông tin

Doanh nghiệp có thể chủ động cài đặt quyền truy cập, đảm bảo các thông tin không bị tiết lộ ra bên ngoài. Bên cạnh đó, cũng có thể tuỳ chỉnh quyền xem, chỉnh sửa, đóng góp ý kiến dựa theo từng đối tượng cụ thể (chia theo phòng ban và chức vụ) để đảm bảo tài liệu không bị sửa đổi và truy cập bất hợp pháp.

Hạn chế rủi ro mất dữ liệu

Bằng cách sao lưu và lưu trữ dữ liệu điện tử, doanh nghiệp giảm rủi ro mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật, thảm họa tự nhiên hoặc hành vi vô ý của con người. Biện pháp sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng đảm bảo sự an toàn và khả năng khôi phục thông tin quan trọng khi chẳng may gặp sự cố.

Tạo bước đà hoàn hảo để chuyển đổi số

Việc thực hiện chuyển đổi số toàn bộ thông tin sẽ là bước đà quan trọng giúp các doanh nghiệp vào mình vào kỷ nguyên công nghệ số. Từ đó có thể theo kịp bước phát triển của các công ty khác trên thị trường.

Lựa chọn dịch vụ số hoá doanh nghiệp chuyên nghiệp?

Có thể thấy vấn đề số hoá doanh nghiệp đã và đang trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Các công ty hiện nay đều chuyển đổi hình thức vận hành kinh doanh sang dạng digital để bắt kịp sự phát triển của nền kinh tế số. Thế nên ngay lúc này đây việc chọn cho mình một đối tác công nghệ uy tín, chuyên nghiệp là điều cần thiết.

Lựa chọn dịch vụ số hoá doanh nghiệp chuyên nghiệp tại MP BPO

MP BPO là một trong các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ lớn mạnh và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Tại đây cung cấp nhiều dịch vụ số hoá, có thể đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Lợi thế của công ty MP BPO so với đối thủ cạnh tranh là:

• Đội ngũ nhân viên có chuyên môn về lĩnh vực nhập liệu, số hóa tài liệu, số hoá quy trình….
• Áp dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) vào các hoạt động. Từ đó đẩy nhanh tiến độ và sự chính xác của công việc.
• Mang đến chất lượng dịch vụ cao với mức giá phải chăng. Cam kết hoàn thành dự án mới thanh toán hợp đồng.
• Đón đầu các thách thức và khó khăn của thời đại. Từ đó đề ra biện pháp ứng phó thích hợp cho công ty.

Dịch vụ Số hoá tài liệu lưu trữ, số hoá quy trình tổng thể

Dịch vụ số hoá đã trở thành một xu hướng quan trọng trong thời đại công nghệ thông tin phát triển. Việc chuyển đổi các quy trình truyền thống sang hình thức digital mang lại nhiều lợi ích to lớn cho công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Nhờ vào hoạt động số hoá doanh nghiệp đã giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình. Bên cạnh đó còn tránh lãng phí thời gian khi mất hàng giờ đồng hồ tìm tài liệu như cách truyền thống. Hơn thế nữa, dịch vụ số hoá còn cung cấp khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu hiệu quả, giúp tăng cường quản lý thông tin và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng.

Thế nên, ngay từ bây giờ nếu công ty nào còn vận hành công ty theo hình thức truyền thống thì hãy chuyển đổi ngay sang dạng số hoá doanh nghiệp. Liên hệ ngay hệ sinh thái công nghệ MPBPO để được tư vấn các giải pháp số hoá phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhé.