Lưu trữ điện tử
Lưu trữ điện tử là việc sử dụng công nghệ thông tin và các hệ thống máy tính để thu thập, tổ chức, bảo quản, và truy xuất các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin dưới dạng kỹ thuật số. Đây là một phương pháp thay thế hoặc bổ sung cho lưu trữ truyền thống (giấy tờ, tài liệu vật lý) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu.
Đặc điểm của lưu trữ điện tử:
- Hình thức kỹ thuật số: Tài liệu được lưu trữ dưới dạng file điện tử (PDF, Word, Excel, hình ảnh, video, v.v.).
- Hệ thống lưu trữ: Sử dụng các phần mềm, cơ sở dữ liệu hoặc nền tảng lưu trữ đám mây để quản lý tài liệu.
- Khả năng tìm kiếm nhanh chóng: Tài liệu có thể được truy xuất dễ dàng thông qua từ khóa, danh mục hoặc các bộ lọc.
- Bảo mật cao: Dữ liệu được bảo vệ thông qua các biện pháp như mã hóa, mật khẩu, hoặc phân quyền truy cập.
- Tiết kiệm không gian: Không cần không gian vật lý lớn để lưu trữ như tài liệu giấy.
- Khả năng sao lưu và khôi phục: Hỗ trợ sao lưu định kỳ và khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
Ứng dụng của lưu trữ điện tử:
- Quản lý tài liệu doanh nghiệp: Hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, và các tài liệu nội bộ.
- Lưu trữ dữ liệu cá nhân: Ảnh, video, tài liệu cá nhân.
- Quản lý hồ sơ hành chính công: Hồ sơ bệnh án, giấy tờ pháp lý, dữ liệu thống kê.
- Giáo dục: Lưu trữ tài liệu học tập, bài giảng, nghiên cứu khoa học.
