Phần mềm thi công số hóa tài liệu
Phần mềm thi công số hóa tài liệu là một ứng dụng hoặc hệ thống công nghệ được thiết kế để chuyển đổi các tài liệu vật lý hoặc tài liệu ở định dạng truyền thống (như giấy, sách, hồ sơ) thành các tệp tài liệu số hóa, lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các hệ thống đám mây.
Quá trình số hóa này thường bao gồm các công đoạn như quét tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR), phân loại, gắn thẻ (tagging), và lưu trữ tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Phần mềm thi công số hóa tài liệu được sử dụng để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu và tăng cường hiệu quả trong việc tìm kiếm, truy cập, và chia sẻ thông tin.
Các đặc điểm chính của phần mềm thi công số hóa tài liệu
- Quét và chuyển đổi tài liệu
- Hỗ trợ quét tài liệu từ các thiết bị đầu vào như máy quét hoặc máy photocopy.
- Chuyển đổi tài liệu thành các định dạng số như PDF, DOCX, hoặc các hình ảnh kỹ thuật số (JPEG, PNG).
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR)
- Chuyển đổi nội dung văn bản trong tài liệu số hóa thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm được.
- Tích hợp quản lý tài liệu
- Lưu trữ tài liệu trong các thư mục có cấu trúc hoặc trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS – Document Management System).
- Tìm kiếm và truy cập nhanh chóng
- Cung cấp các công cụ tìm kiếm theo từ khóa, ngày tháng, hoặc nội dung để truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng.
- Hỗ trợ phân loại và gắn thẻ
- Tự động phân loại tài liệu dựa trên nội dung hoặc định dạng.
- Gắn thẻ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
- Tính bảo mật cao
- Đảm bảo các tài liệu số hóa được mã hóa và bảo vệ với các biện pháp kiểm soát truy cập
