Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Những Gì Khi Bắt Đầu Số Hóa Tài Liệu?

Doanh Nghiệp Cần Chuẩn Bị Những Gì Khi Bắt Đầu Số Hóa Tài Liệu?

Khi đã thấy được lợi ích trước mắt và lâu dài của số hóa tài liệu, nhiều doanh nghiệp muốn nhanh chóng thực hiện số hóa nhưng để quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ, thuận lợi đến khi hoàn thành thì doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm cơ bản của quy trình số hóa tài liệu. Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu về quy trình của số hóa tài liệu. Về cơ bản, quy trình có 5 bước chính nhưng tùy vào cách làm việc của từng cơ quan, nhà cung cấp dịch mà có thể chi tiết hơn thành 7 bước, 12 bước,v.v. Số hóa tài liệu sẽ gồm những bước sau: B1: Thu thập, phân loại, chỉnh lí tài liệu B2: Quét tài liệu B3: Nhận dạng OCR tài liệu B4:  Lưu trữ tài liệu vào phần mềm B5: Mã hóa tài liệu Các bước trên cần được thực hiện liền mạch, gọn gàng và hiệu quả. Ở bước thu thập, phân loại và chỉnh lí tài liệu, đây là bước đầu tiên cho toàn bộ quy trình số hóa tài liệu. Để chuẩn bị cho bước này thì trước khi tiến hành số hóa, toàn bộ các phòng ban trong công ty sẽ được thông báo, xác định tinh thần và nắm được lợi ích và hiệu quả mà quy trình số hóa. Sau đó, từng phòng ban sẽ thu thập, phân loại các tài liệu cần thiết, quan trọng nên cần số hóa. Doanh nghiệp cũng cần có một hoặc vài người chuyên trách tập hợp và quản lí tài liệu từ các phòng ban để tránh thất lạc, mất mát. Khi có tài liệu, có thể là một lượng tài liệu rất nhiều thì cần chỉnh lí tài liệu như phân chia các tài liệu quan trọng, bỏ tài liệu trùng thừa (nếu có), bỏ kẹp ghim, đánh giá chất lượng tài liệu, nhập liệu thứ tự,vv. Với những công ty, doanh nghiệp lần đầu tiên làm số hóa, phần chỉnh lý nên nhờ sự hỗ trợ từ bên chuyên môn thứ 3, những người có kiến thức và kinh nghiệp lưu trữ. Đến bước thứ 2, quét tài liệu để chuyển tài liệu từ dạng vật lí sang dạng số thì cần các máy scan chuyên dụng và nhân sự thực hiện. Nếu chỉ dùng cho nội bộ công ty thì doanh nghiệp có thể đầu tư một chiếc máy quét nhỏ gọn giá khoảng 6-10 triệu đồng. Bước 3,4,5 là phần công nghệ trong quy trình số hóa tài liệu, phần mềm OCR, phần mềm lưu trữ và phân quyền đã có sẵn trên thị trường. Doanh nghiệp có thể làm việc với các bên tư vấn, tự thiết kế phần mềm tương tự cho nội bộ hoặc sử dụng luôn của bên cung cấp cũng là một giải pháp nhanh gọn vì hiện nay nhiều bên đã có sẵn phần mềm lõi có thể ứng dụng được luôn và thay đổi thêm theo nhu cầu của doanh nghiệp. Trên đây là 5 bước cơ bản của số hóa tài liệu mà doanh nghiệp có thể tham khảo để có một cách nhìn tổng quan và một vài phần lưu ý cho số hóa của doanh nghiệp sau này. Cuối cùng, để số hóa thành công thì cần có tầm nhìn và tinh thần dám làm, cam kết làm của người lãnh đạo, sự hiểu biết về số hóa và ủng hộ của nhân viên trong công ty và một phương pháp làm việc ứng dụng công nghệ thống nhất trong công ty.

www.nentangsohoa.vn

Related Posts
Leave a Reply

Your email address will not be published.Required fields are marked *

0931 939 453