Số Hóa Tài Liệu Trong Chuyển Đổi Số Là Gì?

Số Hóa Tài Liệu Trong Chuyển Đổi Số Là Gì?

Sau nhiều năm nỗ lực phát triển, lĩnh vực công nghệ thông tin của Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng và từng bước ứng dụng công nghệ vào mọi mặt của đời sống. Từ những năm 2017, chương trình chính phủ điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin vào vào các hoạt động của chính phủ, cung cấp các dịch vụ công cộng, thực hiện các hoạt động của chính phủ trên các nền tảng vd website đã dần dần thay đổi cách nhà nước và doanh nghiệp cùng làm việc. Sau chính phủ điện tử, chính phủ số là chiến lược trọng tâm quốc gia, cố gắng đưa Việt Nam chuyển đổi các hoạt động quản lí trên môi trường số. Với mục tiêu bắt kịp xu hướng trực tuyến với hình ảnh chính phủ là lá cờ tiên phong, nhiều doanh nghiệp, ngân hàng, tổ chức đã bắt đầu bắt tay thực hiện quá trình số hóa tài liệu và chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Để quá trình chuyển đổi số diễn ra trọn vẹn, toàn diện thì cần chuẩn bị và xử lí tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp, tổ chức đó là tất cả các tài liệu. Số hóa tài liệu là quá trình tiên quyết cho doanh nghiệp, tổ chức trong chiến lược chuyển đổi số. Vậy số hóa tài liệu là gì?  Theo luật lưu trữ, tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân và phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu đó. Tài liệu điện tử bao gồm tài liệu được khởi tạo ban đầu trên các nền tảng điện tử và tài iệu được số hóa từ các tài liệu truyền thống. Vậy nên, quá trình chuyển các tài liệu dạng truyền thống như văn bản, dự án, sổ sách, ấn phẩm,v.v sang dạng dự liệu trên phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hóa tài liệu. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.[1] Số hóa tài liệu không chỉ là một phần trong quá trình chuyển đổi số mà còn đem lại nhiều lợi ích thiết thực trong các công việc liên quan đến lưu trữ, sử dụng và chia sẻ tài liệu. Một số lợi ích có thể kể đến như:
  • Tăng tuổi thọ của tài liệu, không lo mất mát các tài liệu quan trọng
Ví dụ, số hóa tài liệu từ văn bản,tài liệu dạng giấy truyền thống ở các thư viện, kho lưu trữ có giá trị bảo tồn rất lớn. Những tài liệu quý hiếm, số lượng ít nhưng dễ bị hao mòn do tần suất cần phải sử dụng nhiều sẽ được lưu trữ sang dạng điện tử để có thể giải quyết nhu cầu. Số hóa tài liệu là một trong những cách nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm kinh phí nhằm lưu trữ lại bản sao của tài liệu, đề phòng rủi ro vật lí, hóa lí,v.v
  • Tiết kiệm không gian lưu trữ
  • Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, chia sẻ, truy xuất thông tin
  • Tăng khả năng bảo mật thông tin
  • Chi phí vận hành và quản lí thấp
Các thư viện, kho lưu trữ với các nguồn tài liệu khổng lồ đã không còn quá xa lạ với số hóa tài liệu. Bây giờ cũng không còn sớm nữa để nhiều nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp băn khoăn có nên thực hiện số hóa tài liệu cho công ty, tổ chức của mình không vì với xu hướng làm việc trực tuyến đang diễn ra sôi động nhất là trong mùa dịch thì để bắt kịp với thay đổi mới của xã hội các phương thức sử dụng tài liệu giấy đã không còn hiệu quả.

www.nentangsohoa.com.vn

   
Related Posts
Leave a Reply

Your email address will not be published.Required fields are marked *

0931 939 453