Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống sang các dạng điện tử tương tự. Số hóa tài liệu ban đầu được áp dụng nhiều trong các tổ chức có lượng tài liệu lớn cần lưu trữ như thư viện,kho lưu trữ quốc gia,v.v nhưng nhờ những lợi ích mà quy trình này đem lại trong bối cảnh chính phủ đang tiên phong và khuyến khích phong trào chuyển đổi số thì nhiều dịch vụ số hóa tài liệu cho doanh nghiệp đã ra đời.
Đối tượng của số hóa tài liệu là tài liệu văn bản, sổ sách, hợp đồng,v.v đang được lưu trữ trên giá kệ, ngăn kéo, tủ tài liệu, kho chứa ở công ty, doanh nghiệp. Mỗi năm số lượng tài liệu ngày càng tăng nên cần diện tích để lưu trữ, chi phí mua đồ văn phòng phẩm để sắp xếp các loại tài liệu. Tài liệu quá nhiều cũng gây khó khăn cho việc lưu trữ và quản lí, đặc biệt là tiềm ẩn rủi ro làm thất lạc, hỏng tài liệu quan trọng, nếu việc này xảy ra sẽ gây nhiều tổn thất cho doanh nghiệp.
Nhân viên khi phải làm việc với quá nhiều giấy tờ và phụ trách sổ sách, hợp đồng,v.v cũng sẽ cảm thấy mệt mỏi, giảm năng suất. Ví dụ một nhân viên kế toán mới vào được nhận bàn giao của người tiền nhiệm phải tìm hợp đồng của 10 năm trước và gửi bản mềm cho phòng kinh doanh hoặc phải gửi bản scan cho phòng này phòng kia thì riêng việc tìm tài liệu thủ công là rà soát từng tủ tài liệu vô cùng lãng phí thời gian và chất xám của nhân viên. Hay trong thời kì bất ổn về dịch bệnh như hiện nay, thực hiện làm việc trực tuyến tại nhà rất bất tiện khi cần một tài liệu nào lại phải lên công ty lấy về. Vậy nên số hóa tất cả các tài liệu lên lưu trữ cùng một chỗ là một trong những giải pháp nhanh gọn, tiết kiệm và mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp nói rằng cách lưu trữ truyền thống của họ hiệu quả với cách làm việc của họ rồi và không cần số hóa làm gì nhưng cách lưu trữ của doanh nghiệp hiệu quả hay không nên nhận được đánh giá khách quan từ các bên thứ ba, có chuyên môn hơn trong lĩnh vực. Vì với cách lưu trữ truyền thống, các công ty có thể hoạt động bình thường nhưng có nhiều bất cập từ cách lưu trữ tài liệu (chi phí đồ chứa, sàn lưu trữ,thuốc chống ẩm mốc,v.v) đến cách thao tác xử lí tài liệu của doanh nghiệp (tài liệu để không tập trung, cách thức chia sẻ, tìm kiếm tài liệu không đồng nhất, các cấp quản lí khó nắm được tình hình công việc hoặc khó có thể chủ động lấy và sử dụng được thông tin từ tài liệu của công ty, thời gian phải bỏ ra nhiều khi tìm kiếm chia sẻ tài liệu có thể gây ảnh hưởng tới cơ hội làm ăn của doanh nghiệp).
Số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp:
- Quản lí tài liệu tập trung, thống nhất
- Lưu trữ các tài liệu quan trọng, tiết kiệm chi phí nhân lực lưu trữ
- Xây dựng hệ thống quản lí dữ liệu ứng dụng phần mềm lưu trữ
Các tài liệu được số hóa không chỉ là một bản scan như cho vào máy scan bình thường mà còn được sử dụng các phần mềm chuyên biệt để biến chúng thành các tài liệu có thể xử lí thành nhiều dạng khác nhau. Chẳng hạn, từ bản word sẽ thành pdf và qua quét OCR nữa thì bản PDF kia sẽ có thể được copy paste lại thành bản word. Các tài liệu của công ty được tập hợp và phân quyền sử dụng về các phòng ban và tăng chế độ bảo mật thông qua các phần mềm chuyên dụng.
Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói giúp doanh nghiệp không cần mất công đầu tư vào thiết bị và nhân lực chuyên môn mà chỉ với chi phí tiết kiệm, trong thời gian nhanh chóng đã hoàn thành quá trình số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp.
Tùy vào nhu cầu, lượng tài liệu cần số hóa mà chi phí số hóa tài liệu sẽ nhiều hay ít vậy nên, khi bắt tay vào số hóa, để tăng hiệu quả cao nhất,doanh nghiệp nên xác định tầm nhìn, mục tiêu và nhu cầu của công ty mình, trao đổi với chuyên gia về số hóa tài liệu để được tư vấn phương pháp và cách số hóa phù hợp nhất.
www.nentangsohoa.vn
